Avez-vous déjà pensé au temps que nous passons à écrire des e-mails ?

Tout d’abord, nous avons rédigé un brouillon. Nous le parcourons ensuite mot par mot, phrase par phrase, pour nous assurer que nous avons inclus tous les détails pertinents à notre sujet.

Vient ensuite la partie la plus difficile de toutes : nous devons vérifier notre orthographe et notre grammaire afin de ne pas passer pour des idiots complets pour la personne (ou les personnes) à qui nous envoyons l’e-mail.

Ce processus peut être court ou long selon la longueur de l’e-mail et l’importance de la personne qui le reçoit à l’autre bout.

Par exemple, si vous envoyez un message rapide à votre collègue confirmant qu’il a reçu votre e-mail, vous pouvez simplement répondre « Merci » et vous êtes prêt à partir.

Mais si vous répondez à la question d’un client ou envoyez un rapport à votre patron, vous voudrez écrire très bien Courriels Plus votre orthographe et votre grammaire sont bonnes, plus vous paraîtrez professionnel aux yeux de vos destinataires.

Cela signifie-t-il cependant que plus l’e-mail est long et professionnel, plus nous devons passer du temps à l’écrire et à corriger nos erreurs ? Vous pourriez le penser, mais la réalité est que si vous utilisez un assistant de messagerie AI comme Sapling, vous pouvez facilement gagner quelques minutes sur votre temps d’écriture d’e-mails.

Que ferez-vous de ces minutes supplémentaires ? Vous atteindrez l’état insaisissable connu sous le nom de boîte de réception zéro.

Qu’est-ce que la boîte de réception zéro ?

Si le nombre d’e-mails dans votre boîte de réception est d’environ 1000 ou plus, vous n’avez probablement jamais connu cet état charmant qu’est la boîte de réception zéro.

C’est incroyable la rapidité avec laquelle les e-mails s’accumulent. Vous les obtenez de vos collègues, de vos superviseurs, de votre patron, du service des ressources humaines et des clients. Ensuite, il y a les spams qui ne se retrouvent pas toujours dans le dossier spam. Vous êtes peut-être abonné à des newsletters liées à votre métier que vous recevez une à deux fois par semaine.

Il y a un danger encore plus grand à ne pas traiter tous ces messages au fur et à mesure qu’ils surviennent. Vous pouvez oublier à quels clients vous avez répondu. Si vous en avez manqué, le fait que vous n’ayez jamais répondu ou essayé de résoudre les problèmes des clients réduit votre crédibilité et celle de votre entreprise.

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À moins que vous ne preniez la bonne habitude de scanner votre boîte de réception, de supprimer et de trier les e-mails au besoin, vous n’aurez jamais une boîte de réception vide.

C’est ce qu’est la boîte de réception zéro : lorsque le nombre d’e-mails dans votre boîte de réception est énorme. zéro.

Mais c’est plus qu’un résultat. Afin d’atteindre la boîte de réception zéro, nous devons mettre en place un système de classification et de suppression des messages. Nous ne pouvons pas tomber dans la routine de remettre ces tâches importantes à plus tard.

Mais ce n’est pas si facile de rester en dehors de cette ornière.

L’une des principales raisons pour lesquelles nous ne donnons pas la priorité à la vérification de nos e-mails est que nous n’avons tout simplement pas le temps. Le temps que nous passons à ouvrir notre boîte de réception est consacré à lire et à répondre aux messages, et non à les supprimer ou à les trier pour que nos e-mails soient clairs et ordonnés.

Pour atteindre la boîte de réception zéro, nous devons avoir le temps.

C’est ce que Sapling vous donne.

En supprimant ces minutes très importantes consacrées aux vérifications grammaticales, en répondant à chaque e-mail avec les mêmes mots et phrases, et même en déplaçant votre souris, vous pouvez enfin nettoyer votre boîte de réception.

4 façons dont Sapling vous aide à gagner du temps et à atteindre zéro boîte de réception

Les outils de messagerie suivants proposés par Sapling amélioreront considérablement l’apparence de votre boîte de réception, ainsi que la qualité et l’efficacité des réponses à vos messages.

1. Correction des e-mails en temps réel

Sapling vous aide à rationaliser la rédaction d’e-mails en vous donnant examen en temps réel. Cela signifie que lorsque vous tapez des mots, Sapling travaille déjà en arrière-plan pour déterminer si ce que vous avez tapé était grammaticalement correct.

Si vous avez manqué une virgule, mal orthographié un mot ou oublié une préposition, notre assistant IA vous le fera savoir en soulignant le problème en rouge. Un simple clic ou un raccourci clavier (que nous couvrons plus bas dans cette liste) résoudra le problème.

Mais il y a plus que cela. Si tout ce que vous cherchiez était un vérificateur de grammaire et d’orthographe, vous auriez pu choisir Grammarly ou l’un de nos autres concurrents.

Ce qui distingue Sapling de la foule, c’est qu’il utilise également le contexte pour décider si ce qu’il a écrit est approprié.

Par exemple, une phrase qui peut être grammaticalement correcte peut également sembler raide et lourde. Si vous écrivez un e-mail amical à un collègue, « rigide et lourd » n’est peut-être pas l’ambiance que vous souhaitez transmettre. Pour synchroniser et adoucir le ton de votre message, Sapling suggère des mots à remplacer, supprimer ou ajouter en fonction du contexte du style dans lequel vous essayez d’écrire.

Toutes ces suggestions apparaissent en un instant. Vous n’avez pas besoin d’attendre quelques secondes pour que Sapling analyse ce que vous avez écrit ; terminez cette tâche au fur et à mesure que vous tapez. Lorsque vous avez terminé, quelques clics suffisent pour transformer votre brouillon en un message professionnel, grammaticalement correct et adapté au contexte.

Il ne vous reste plus qu’à appuyer sur soumettre !

2. Saisie semi-automatique

Et si vous n’aviez même pas à passer beaucoup de temps à taper votre e-mail ? Pouvez-vous imaginer combien de temps vous gagneriez si vous n’aviez qu’à taper quelques mots et que le reste de la phrase se complète automatiquement ?

Ce n’est pas seulement un rêve de conte de fées. C’est en fait possible.

Non, vous n’avez pas besoin d’engager quelqu’un pour rédiger vos e-mails à votre place. Vous pouvez simplement télécharger Sapling et utiliser son pratique Autocomplétion partout produit.

Est-ce ainsi que cela fonctionne. Au fur et à mesure que vous tapez, Sapling vous montre une suggestion pour le mot suivant, ou même le reste de la phrase. Si vous approuvez la suggestion, il vous suffit d’appuyer sur l’accent grave ou la touche de tabulation de votre clavier, et l’assistant IA complètera votre phrase automatiquement.

Le logiciel de messagerie IA de Sapling est alimenté par un apprentissage en profondeur. L’apprentissage en profondeur permet à l’IA de Sapling d’ingérer des données d’entrée (dans ce cas, des expressions et des phrases que vous utilisez fréquemment ou dans certains contextes), puis de générer de nouvelles sorties. Cette technologie permet à Sapling de prédire les mots que vous êtes le plus susceptible de vouloir taper ensuite avec une précision étonnante.

Bien qu’il soit peu probable qu’il prédise tout ce que vous voulez écrire avec un succès à 100%, vous pouvez imaginer comment Sapling réduira considérablement le temps d’écriture de vos e-mails.

3. Fragments

Pensez aux centaines de courriels que vous écrivez. Pensez maintenant à tous les mots et expressions que vous utilisez encore et encore. Si seulement vous n’aviez pas à les taper à chaque fois !

Eh bien avec Sapling’s fonction d’extraitvous n’avez pas à perdre de temps à taper les mêmes vieilles phrases fatiguées comme « J’espère que vous allez bien » ou « Merci pour votre temps » ou « Pouvez-vous transférer cet e-mail ? »

Tout d’abord, vous devez télécharger vos expressions, phrases, lignes de signature, etc. les plus fréquemment utilisées dans la banque de réponses de Sapling. Une fois qu’ils sont « déposés » dans la banque de réponses, pour ainsi dire, ils sont techniquement appelés macros, mais chez Sapling, nous les appelons Snippets.

Vous n’êtes pas limité à quelques mots : vous pouvez également enregistrer un ensemble d’instructions écrites sous forme de macro. Ceux-ci sont extrêmement utiles pour envoyer des e-mails aux clients qui rencontrent le même problème de service. Vous n’avez plus besoin de tout taper depuis la mémoire ou de le copier-coller depuis un autre document.

Ensuite, pour trouver un fragment, vous pouvez le rechercher en appuyant sur la touche barre oblique inverse (« \ ») et en saisissant sa correspondance partielle, son préfixe ou sa balise.

Vous pouvez également utiliser un raccourci clavier pour « développer » les extraits de code fréquemment utilisés dans votre e-mail. Cette méthode est encore plus rapide que de les rechercher dans la banque de réponses.

C’est une façon simple mais géniale d’écrire un e-mail. Le courrier électronique s’écrit pratiquement tout seul. Plus vous mettez à jour votre banque de réponses, plus il vous sera facile d’insérer des macros pré-écrites dans votre message. Là où il fallait deux minutes pour répondre à un client, maintenant cela ne prend que quelques secondes !

4. Autoriser les raccourcis clavier au lieu de la souris

Si vous n’avez jamais entendu parler de la fonctionnalité impressionnante que sont les raccourcis clavier, laissez-nous vous présenter un tout nouveau monde de saisie rapide et pratique.

Que sont les raccourcis clavier ?, demandez-vous. Ce sont des frappes qui génèrent un certain résultat. Chaque fois que vous appuyez sur « Ctrl-C » pour copier et sur « Ctrl-X » pour coller, vous utilisez des raccourcis clavier.

Mais ils vont bien au-delà du copier-coller. En fait, vous pouvez utiliser Sapling uniquement via des raccourcis clavier. Vous n’avez pas du tout besoin de toucher la souris.

Pourquoi ne pas utiliser une souris ? La réponse à cette question revient à ce que nous recherchons davantage : temps.

Les raccourcis clavier sont rapides et faciles. Mais vous perdez de précieuses secondes à chercher votre souris sans fil, à rechercher votre curseur sur l’écran, à basculer entre le clavier et la souris et à cliquer accidentellement sur les mauvais boutons.

Nous avons expliqué dans la rubrique précédente comment vous pouvez utiliser le clavier pour développer les extraits de code dans votre e-mail en ligne. Mais vous pouvez également utiliser votre clavier pour approuver les suggestions d’avis. Passez simplement votre souris sur la suggestion, puis appuyez sur « Tab » pour basculer entre « Accepter », « Refuser » ou « Ignorer ». Lorsque l’option que vous souhaitez utiliser est en surbrillance, appuyez sur « Entrée » sur le clavier pour l’activer.

Vous pouvez également ouvrir l’extension Sapling dans Chrome, ainsi qu’effectuer d’autres actions telles que l’ouverture du sélecteur d’extrait de code, en tapant des raccourcis spécifiques.

La vidéo suivante montre le raccourci « Accepter toutes les suggestions d’édition » en action.

Dans cette vidéo, vous verrez comment utiliser les flèches du clavier, les touches « Tab » et « Entrée » pour transmettre une suggestion de grammaire individuelle.

Comme vous pouvez le constater, un clavier ne sert pas seulement à taper des mots. Lorsque vous l’utilisez à son plein potentiel, cela augmente également la vitesse et l’efficacité avec lesquelles vous pouvez utiliser votre ordinateur. Chez Sapling, nous avons profondément réfléchi à cela et l’avons intégré de manière transparente dans notre logiciel d’assistant de messagerie.

conclusion: Sapling aide les entreprises à répondre aux e-mails des clients et à garder leurs boîtes de réception vides

Au début de l’article, nous avons parlé de la boîte de réception zéro, de ce que cela signifie et de la manière dont Sapling peut vous aider à y parvenir. Mais nous n’avons pas expliqué pourquoi il est si important d’avoir une boîte de réception vide.

L’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises devraient se soucier d’atteindre zéro boîte de réception est que cela reflète la façon dont elles répondent à leurs clients.

Si les boîtes de réception de vos employés du service client sont vides, cela signifie qu’ils lisent les e-mails de chaque client, y répondent, puis les archivent. Cela signifie qu’ils restent maîtres de leur tâche principale et de leur objectif principal en tant qu’entreprise, qui est d’aider les personnes qui achètent et utilisent leurs biens et services.

Mais tout le monde a parfois besoin d’aide. Tout le monde a besoin d’outils de messagerie qui les aident à travailler plus intelligemment, pas plus dur. Plus vous travaillez intelligemment, plus vous travaillerez.

Si vous vous arrachez les cheveux et que vous vous demandez comment gagner du temps sur les e-mails pour vous et vos employés, Sapling est la réponse. essayez-le pour gratuit aujourd’hui!